Årsplan for 2012 kan leses i sin helhet her
Bakgrunn
Årsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å se nærmere på.
I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for debatt i utvalget. Enkelte saker er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. I spesielle saker er det direkte kontakt/drøftelser med berørte (eks. ordfører, rådmann, revisor).
Kontrollutvalget har valgt å legge frem årsplaner for kommunestyret, fremfor å utarbeide en samlet plan for virksomheten i valgperioden.
Årsplanen for 2012 er en samlet plan som etter behandling i kommunestyret tilfredsstiller forskriften av 01.07.04.
Møteplan
Opplæring og kurs
Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til landskonferanse for kontrollutvalget i regi av Norges kommunerevisorforbund i februar måned.
Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Kontrollutvalget ønsker i fremtiden å sette fokus på opplæringstiltak, og ser nødvendigheten av å avsette midler til kurs for valgte medlemmer.
Generelle oppgaver
Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og instruks avgi uttalelse overfor kommunestyret i regnskapssaken.
I tillegg kan utvalget behandle saker som blir oversendt fra kommunestyret eller gi uttalelse i saker fra enkeltmedlemmer av utvalg/kommunestyre dersom utvalget finner grunn til det.
Kontrollutvalget kan på eget initiativ iverksette granskning eller undersøkelser, eller vedta at revisjonen skal utføre konkrete oppgaver. Kontrollutvalget fører tilsyn med revisjonens arbeid. Kontrollutvalget er ikke et ankeorgan for enkeltpersoner, medlemmer av kommunestyret eller politiske utvalg og partier.
Om forvaltningsrevisjonen
Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommuneloven fastsatt forskrift for kontrollutvalg med ikrafttreden 01.07. 04 med merknader. Av forskriften går det frem at kommunestyret skal fastsette plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden.
Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon er omtalt i forskriften kapittel 5. De aktuelle paragrafer gjengis her:
§ 9 Forvaltningsrevisjon
§ 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon
§ 11 Rapportering om forvaltningsrevisjon
§ 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter
Hensikten med den overordnede analysen (jfr. § 10) er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Den overordnede analyse gjennomføres av revisjonen hvert 2. år, i 2007 for årene 2008 og 2009. Planen er vedtatt av kontrollutvalget i møte 11.02.08, sak 06/08. Gjeldende plan er lagt til grunn for gjennomføring av prosjekter ut 2011. Forskrift for kontrollutvalg legger opp til at planen gjennomføres i første år etter kommunevalget, og med henvisning til dette vil det bli lagt frem en overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for det nyvalgte kontrollutvalg etter 2011.
De oppførte prosjektene fremkommer som et resultat av den overordnede analyse, revisors kjennskap til kommunen og etter konkret vurdering i kontrollutvalget. Av årsplanen for 2012 fremkommer det prosjektet som er prioritert gjennomført.
Prosjektet utføres av distriktsrevisjonen, i samarbeid med kontrollutvalget:
• IT – sikkerhet (prosjektplan utarbeidet)
Merknader til de prioriterte oppgaver
• IT – sikkerhet er et prosjekt som er direkte relatert til kommunens generelle sikkerhet og sårbarhet i forbindelse med bruken av IT. Dette prosjektet er slått sammen med FR-prosjektet IKT – sårbarhet og sikkerhet med grunnlag i personopplysningsloven og personopplysningsforskriftens kap. 2 (krav til styringssystem). Prosjektet var forutsatt gjennomført i 2011, men er blitt noe forsinket.
I tillegg til ordinære prosjekter, ønsker kontrollutvalget å ha fokus på kommunens økonomi ved en generell oppfølging og orientering i kontrollutvalgets møter.
Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil bli lagt frem for utvalget og kommunestyret i første halvår 2012 og gjennom denne vil det bli godkjent prosjekter for gjennomføring i valgperioden.
Om selskapskontroll
I forskriften for kontrollutvalg er selskapskontroll tatt med som særskilt oppgave.
Kontrollutvalget er pålagt i medhold av kommunelovens § 80 å sørge for å utarbeide en plan for selskapskontroll – og å påse at det føres kontroll med eierinteressene i selskaper. Planen skal utarbeides i løpet av det første året i valgperioden. Det er ikke noe til hinder for at kommunestyret vedtar at det skal utarbeides slike planer oftere.
Det er gitt merknader til paragrafene i forskriften. Der er det henvist til bestemmelsene i kommunelovens § 80 om innsynsrett for kontrollutvalg og revisor. Denne hjemmelen omfatter først og fremst interkommunale selskaper (IKS-er) og aksjeselskaper der en kommune/fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjene, og i heleide datterselskaper av slike selskaper. Kommuneloven åpner også for at det kan utføres forvaltningsrevisjon i slike selskaper.
Etter at forskriften er skrevet, er det på ny åpnet adgang til å etablere interkommunalt samarbeid etter KL § 27 som egne juridiske enheter – og med egen regnskapsførsel.
Vi antar at forskriftene gjelder tilsvarende for disse.
Det er for Froland kommune fastsatt en plan for gjennomføring av selskapskontroll, og første fase i denne ble gjennomført i 2007 – 2008. Kontrollutvalget vedtar hvilke selskapskontroller som skal gjennomføres med utgangspunkt i denne planen.
Selskapskontrollen er omtalt i forskriften kapittel 6. De aktuelle paragrafer gjengis her:
§ 13 Selskapskontroll
§ 14 Selskapskontrollens innhold
§ 15 Rapportering om selskapskontrollen
Kommunen har eierinteresser i følgende selskaper:
• Mølla Verksted AS
• Etablerersenteret IKS
• IKT Agder IKS
• Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS
• Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder IKS
• Arendal Revisjonsdistrikt IKS
• Agder Renovasjon med datterselskaper
Det er blitt foretatt eierskapskontroll (fase 1) i alle selskaper, og det er vedtatt en utvidet kontroll (fase 2) av enkelte selskaper i 2009 i samråd med kontrollutvalget. I 2009 er det foretatt en utvidet selskapskontroll i IKT Agder IKS og Agder Renovasjon. Utvidet selskapskontroll for Mølla Verksted AS er under arbeid og vil bli fremlagt til behandling i kontrollutvalget på første møte i 2012. Selskapskontrollen som skal utføres i samsvar med planen vedtas av kontrollutvalget og innarbeides i årsplanene.
I løpet av 2012 vil det bli utarbeidet en plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode.
Arbeidsfordeling i kontrollutvalget
For 2012 vil kontrollutvalget opprettholde den praksis at kontakten med politiske utvalg fordeles blant utvalgets medlemmer. Oppgaven omfatter oppfølging av vedtak, og forutsetter at innkalling, saksliste og protokoll etter møtene blir sendt til utvalgets medlemmer.
Dokumentene og ansvar for oppfølging fordeles slik:
•Kommunestyret: Bente Olsen og Aadne K Mykland
•Formannskapet: Bjørg Lunden