Søker(ne) har selv plikt til å dokumentere de forhold som er av betydning for søknaden, og behandlende instans er forpliktet til å sørge for at saken er så godt opplyst som mulig.
For søknader som er sendt inn etter 1. januar 2004 er behandlende instans ett av Bufetats fem regionkontorer.

Familieforholdene og bakgrunnen for søknaden kan være komplekse, og partene kan være uenige. Disse forhold kan bidra til at saksbehandlingstiden trekker ut, og at den på forhånd kan være vanskelig å anslå.

Biologiske foreldre partner i en adopsjonssak

Biologiske foreldre vil alltid, og uavhengig av om de har foreldreansvar for barnet eller om den som søkes adoptert er voksen, være parter i en adopsjonssak, og skal derfor gis anledning til å uttale seg i saken. De har også, med enkelte begrensninger, rett til innsyn i sakens dokumenter, og de har klageadgang.

Som hovedregel bør søker(ne) utredes av barneverntjenesten i sin hjemkommune i form av en sosialrapport med tilråding. I noen saker (som stebarnadopsjon) bes barneverntjenesten om hjelp til å innhente flere opplysninger og gi en uttalelse i saken. Hva som kreves av dokumentasjon og utredning vil avhenge både av bakgrunn for søknaden og den konkrete saken.

Barnets samtykke og rett til å uttale seg

Den som er under 18 år, kan ikke adopteres uten samtykke fra den som har foreldreansvaret, og den som er over 12 år og søkes adoptert, må selv samtykke i adopsjonen. Barn under 12 år og ned til 6 - 7 års alder skal også høres før saken avgjøres. Som regel bes barneverntjenesten i hjemkommunen til søker(ne) om bistand til å snakke med barnet og veilede barnet i spørsmålet om adopsjon, både der barnet er under 12 år og for eventuelt å innhente barnets samtykke. Samtalen med barnet kan imidlertid også skje hos annen offentlig myndighet eller fagperson som har god kunnskap om adopsjon.